voortgang fusie

Het is midden in de zomer en de vakanties zijn in volle gang. Zo ook
de voorbereidingen voor de fusie tussen beide bibliotheekorganisaties.

De BeleidsGroep is verschillende keren bij elkaar geweest. Er is een klankbordgroep opgezet, waarin mensen zonder last of ruggespraak en op persoonlijke titel zitting hebben genomen. De groep is inmiddels gestart en heeft al een eerste keer inhoudelijk vergaderd. Wie aan welke groep deelneemt is al eerder bekend gemaakt.

Er is een weekplanning gemaakt waarin per week aangegeven welke stappen in gang gezet moeten worden om op tijd klaar te zijn voor de datum van 1 januari. Het overzicht zoals op de laatste personeelsbijeenkomst is gepresenteerd, is aangevuld met veel punten die ook bij het fusieproces horen. Denk bijvoorbeeld aan drukwerk, het samenvoegen van de automatiseringsnetwerk en dergelijke.

De nieuwe organisatiestructuur staat in grote lijnen uitgeschreven en is besproken met Klankbordgroep en BOR. Beide groepen hadden vragen, opmerkingen en suggesties, welke ter overdenking zijn meegenomen in de Beleidsgroep (BG) en eventueel verwerkt in het fusiedocument.
In grote lijnen wordt uitgegaan van een organisatie met een afdeling Publieke Dienstverlening en een afdeling Product & Innovatie. Binnen de afdeling Product & Innovatie zullen specialisten op diverse beleidsterreinen gaan werken. Binnen de afdeling Publieke Dienstverlening zullen alle medewerkers Publieksservice werkzaam zijn. Beide afdelingen zullen worden aangestuurd door een manager. De organisatie zal functioneren als een matrix organisatie. Hierdoor ontstaan dwarsverbanden in de organisatie en is er ruimte voor meer flexibiliteit.
Naast deze beide afdelingen zal er een afdeling Staf/facilitair komen met daarin de ondersteunende diensten zoals financiële administratie, automatisering, secretariaat.
De hele organisatie wordt aangestuurd door een directeur/bestuurder, welke op afstand zal worden gecontroleerd door een Raad van Toezicht.

David is op dit moment op vakantie, maar zodra hij terug is wordt gekeken naar de meer precieze indeling van de nieuwe organisatie. Hoe zien de afdelingen eruit, welke taken worden uitgevoerd en welke functies daarbij horen wordt dan vastgesteld. Uiteraard komt dan ook de omvang van de benodigde formatie voor iedere afdeling aan de orde.
Ook wordt dan inzichtelijk welke functies gelijk blijven, wijzigen, verdwijnen of worden geschapen. Naar verwachting zal daar eind augustus meer inzicht in zijn, waarna een begin gemaakt kan worden met het in kaart brengen van welke medewerkers op welke plaatsen in de organisatie geplaatst zouden kunnen worden. Voor een aantal mensen wellicht de meest spannende periode die meer duidelijkheid zal gaan brengen voor iedereen.

De Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) bestaande uit beide ondernemingsraden hebben ingestemd om alle zaken aangaande de fusie in een gezamenlijke overlegvergadering met de beide directeuren te bespreken. De eerste overlegvergadering heeft inmiddels plaats gevonden.
Omdat een fusie- en reorganisatieproces een proces is welke stap voor stap moet worden doorlopen is het belangrijk om iedere stap goed met Klankbordgroep en Ondernemingsraden te communiceren. Het moment van adviesaanvraag aan beide Or-en is hierbij een bijzonder aandachtspunt. Als het plan van a tot z zou zijn opgezet en de adviesaanvraag zou dan nog naar de OR gaan is het te laat. Als de OR-en bij ieder stap om advies gevraagd wordt zijn de gevolgen nog niet allemaal precies in kaart en is het voor hen lastig om advies uit brengen conform de wet. Er wordt zorgvuldig gemanoeuvreerd om hier zo goed mogelijk mee om te gaan.

Naast het bedenken van hoe het er uit moet gaan zien zijn ook een aantal praktische zaken in de steigers gezet, zoals bijvoorbeeld de opzet van intranet.

Het is leuk om te zien hoe er inmiddels contacten ontstaan tussen medewerkers van de beide bibliotheken. Leuk ook om te zien hoe medewerkers van beide organisaties van elkaar leren. Ineke Z. is bezig met de opzet van een plan om op vrijwillige basis een kijkje te nemen op een andere locatie om tot nog meer uitwisseling te komen.

Tot zover de fusieontwikkelingen. Op 6 september zijn er weer personeelsbijeenkomsten. Dan horen jullie weer meer.

Ineke Meijer.