fusiedocumenten ter inzage

Vandaag verschijnt in een landelijk dagblad de mededeling dat de bibliotheken Leidschendam-Voorburg en Rijswijk met ingang van 1 januari 2012 fuseren.
Mochten er nog schuldeisers zijn, dan kunnen die zich melden bij de notaris en in beroep gaan tegen de fusie.
Wettelijk is dit vastgelegd en daarom moeten de notariele stukken ter inzage worden gelegd.
Bij de receptiebalie ligt een map waarin het voorstel tot fusie, de nieuwe statuten en de huidige statuten van de SROB ter inzage liggen.
Dus als je nieuwsgierig bent en je kunt je niet bedwingen, dan kun je je in deze materie verdiepen.

korte weergave informatiebijeenkomsten.

Fusieberichten

Informatiebijeenkomst in Rijswijk en in Voorburg
Hierbij voor degenen die niet aanwezig konden zijn een korte terugblik op de fusie infobijeenkomsten op 6 september. De volgende punten kwamen aan de orde:

• Het convenant tussen de beide gemeenten en de beide bibliotheken is bijna gereed. Het is behandeld in het College van L-V en het komt volgende week in het college van Rijswijk. Eind september komen de beide besturen er over bij elkaar. Het lijkt er op dat eind september alle partijen het eens zijn over de inhoud van het convenant. Dat betekent dat het moment aanbreekt waarop we definitief “ja!” kunnen zeggen tegen de fusie. Het moment van ondertekening van het convenant door alle vier de partijen zal naar verwachting begin oktober plaatsvinden.

• En we noemen haar… “de Bibliotheek aan de Vliet”. Deze naam kreeg in de poll voor het publiek de meeste stemmen.

• Om iedereen op de hoogte te stellen van het fusieproces wordt naar verwachting nog deze week het extranet bibliotheek aan de vliet geopend. Iedereen ontvangt z.s.m. een mailbericht waarmee ingelogd kan worden op dit extranet. Alle informatie die beschikbaar is, wordt hier geplaatst.

• Bij het nadenken over de nieuwe organisatie en het vaststellen van de benodigde formatie is het onderwerp openingstijden naar voren gekomen. Besloten is, nu we toch een aantal zaken gaan wijzigen, meteen te bezien of er niet een aantal wensen op het gebied van openingstijden gerealiseerd kunnen worden en of er enige harmonisatie mogelijk is. Dit heeft geleid tot een voorstel voor nieuwe tijden per 1 januari a.s. De consequenties dienen nader uitgewerkt te worden.

• Ook is bekeken waar straks welke werkzaamheden zullen plaatsvinden. In het kort: Directie en ondersteunende diensten werken vanuit Voorburg. Aangezien er waarschijnlijk niet voldoende ruimte in Voorburg is om alle backoffice werk daar uit te voeren is bekeken welke werkzaamheden zich er het meest voor lenen om in Rijswijk taken uit te voeren. En dat is de afdeling Mediaverwerking (een grote afdeling die veel ruimte nodig heeft) en de afdeling Producten & Innovatie (zelfstandig werkende ambulante medewerkers). Hierover zal pas een definitief besluit worden genomen nadat alle functies, formatie en benodigde werkplekken in kaart zijn gebracht.

• Het bestuur en de raad van toezicht hebben het voornemen Harm Smit te benoemen tot directeur van de Bibliotheek aan de Vliet. De Bijzondere OR is gevraagd hier een advies over uit te brengen. De OR van Rijswijk heeft inmiddels positief geadviseerd, de OR van de BLV zal nog een advies uitbrengen. Het bestuur en de raad van toezicht van de BLV hebben tevens aangegeven dat zij graag een adjunct directeur in de persoon van de huidige directeur van de BLV naast de directeur zien in de nieuwe organisatie. Deze functie wordt gecombineerd met de functie van Manager Producten & Innovatie waarmee een 3 koppig MT blijft bestaan.

• Aan de hand van het organigram is de organisatiestructuur besproken. De volgende stap is nu het vaststellen van alle functies en de daarvoor benodigde formatie. Het organigram is binnenkort te vinden op het extranet Bibliotheek aan de Vliet.

• De weekplanning van het fusieproces wordt geregeld aangepast, de meest recente versie is te vinden op het Bibliotheek aan de Vliet extranet.

• Met name voor de medewerkers in de Publieke Dienstverlening: Binnenkort kunnen medewerkers hun nieuwsgierigheid naar hoe het in de “andere bibliotheek” werkt willen bevredigen: Er gaat een uitwisselingsprogramma van start.


Met vriendelijke groet,
Annelies en Harm.

voortgang fusie

Het is midden in de zomer en de vakanties zijn in volle gang. Zo ook
de voorbereidingen voor de fusie tussen beide bibliotheekorganisaties.

De BeleidsGroep is verschillende keren bij elkaar geweest. Er is een klankbordgroep opgezet, waarin mensen zonder last of ruggespraak en op persoonlijke titel zitting hebben genomen. De groep is inmiddels gestart en heeft al een eerste keer inhoudelijk vergaderd. Wie aan welke groep deelneemt is al eerder bekend gemaakt.

Er is een weekplanning gemaakt waarin per week aangegeven welke stappen in gang gezet moeten worden om op tijd klaar te zijn voor de datum van 1 januari. Het overzicht zoals op de laatste personeelsbijeenkomst is gepresenteerd, is aangevuld met veel punten die ook bij het fusieproces horen. Denk bijvoorbeeld aan drukwerk, het samenvoegen van de automatiseringsnetwerk en dergelijke.

De nieuwe organisatiestructuur staat in grote lijnen uitgeschreven en is besproken met Klankbordgroep en BOR. Beide groepen hadden vragen, opmerkingen en suggesties, welke ter overdenking zijn meegenomen in de Beleidsgroep (BG) en eventueel verwerkt in het fusiedocument.
In grote lijnen wordt uitgegaan van een organisatie met een afdeling Publieke Dienstverlening en een afdeling Product & Innovatie. Binnen de afdeling Product & Innovatie zullen specialisten op diverse beleidsterreinen gaan werken. Binnen de afdeling Publieke Dienstverlening zullen alle medewerkers Publieksservice werkzaam zijn. Beide afdelingen zullen worden aangestuurd door een manager. De organisatie zal functioneren als een matrix organisatie. Hierdoor ontstaan dwarsverbanden in de organisatie en is er ruimte voor meer flexibiliteit.
Naast deze beide afdelingen zal er een afdeling Staf/facilitair komen met daarin de ondersteunende diensten zoals financiële administratie, automatisering, secretariaat.
De hele organisatie wordt aangestuurd door een directeur/bestuurder, welke op afstand zal worden gecontroleerd door een Raad van Toezicht.

David is op dit moment op vakantie, maar zodra hij terug is wordt gekeken naar de meer precieze indeling van de nieuwe organisatie. Hoe zien de afdelingen eruit, welke taken worden uitgevoerd en welke functies daarbij horen wordt dan vastgesteld. Uiteraard komt dan ook de omvang van de benodigde formatie voor iedere afdeling aan de orde.
Ook wordt dan inzichtelijk welke functies gelijk blijven, wijzigen, verdwijnen of worden geschapen. Naar verwachting zal daar eind augustus meer inzicht in zijn, waarna een begin gemaakt kan worden met het in kaart brengen van welke medewerkers op welke plaatsen in de organisatie geplaatst zouden kunnen worden. Voor een aantal mensen wellicht de meest spannende periode die meer duidelijkheid zal gaan brengen voor iedereen.

De Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) bestaande uit beide ondernemingsraden hebben ingestemd om alle zaken aangaande de fusie in een gezamenlijke overlegvergadering met de beide directeuren te bespreken. De eerste overlegvergadering heeft inmiddels plaats gevonden.
Omdat een fusie- en reorganisatieproces een proces is welke stap voor stap moet worden doorlopen is het belangrijk om iedere stap goed met Klankbordgroep en Ondernemingsraden te communiceren. Het moment van adviesaanvraag aan beide Or-en is hierbij een bijzonder aandachtspunt. Als het plan van a tot z zou zijn opgezet en de adviesaanvraag zou dan nog naar de OR gaan is het te laat. Als de OR-en bij ieder stap om advies gevraagd wordt zijn de gevolgen nog niet allemaal precies in kaart en is het voor hen lastig om advies uit brengen conform de wet. Er wordt zorgvuldig gemanoeuvreerd om hier zo goed mogelijk mee om te gaan.

Naast het bedenken van hoe het er uit moet gaan zien zijn ook een aantal praktische zaken in de steigers gezet, zoals bijvoorbeeld de opzet van intranet.

Het is leuk om te zien hoe er inmiddels contacten ontstaan tussen medewerkers van de beide bibliotheken. Leuk ook om te zien hoe medewerkers van beide organisaties van elkaar leren. Ineke Z. is bezig met de opzet van een plan om op vrijwillige basis een kijkje te nemen op een andere locatie om tot nog meer uitwisseling te komen.

Tot zover de fusieontwikkelingen. Op 6 september zijn er weer personeelsbijeenkomsten. Dan horen jullie weer meer.

Ineke Meijer.

De bijzondere ondernemingsraad (BOR)

Tijdens de personeelsbijeenkomst over de fusie (28 juni in Rijswijk en 5 juli in LV)werd door David Bul gesproken over een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) waarin de OR van LV en die van Rijswijk zouden kunnen samenwerken voor wat betreft de fusiezaken.
5 juli jl. hebben beide ondernemingsraden in een gezamenlijk overleg met Ineke Meijer en David Bul besloten dat zij vanaf nu zullen samenwerken op het gebied van de fusie.
Dat houdt in dat wij vanaf nu maandelijks een OR-overleg zullen hebben met de directies van beide bibliotheken en dat wij op die manier betrokken worden bij het verdere proces.
De eerste vergadering met directie en BOR staat gepland voor 19 juli, in Voorburg.
(Harm is dan niet aanwezig, Annelies wel)

het vervolg na de heidag......

Hoe verder na deze mooie start?
De fusiebegeleiders hebben de informatie die deze dag heeft opgeleverd verzameld. Samen met Annelies en de fusiebegeleiders heb ik het volgende besproken:

1. Communicatie
In dit kader zijn voorlichtingsbijeenkomsten gepland. De uitnodiging is inmiddels verspreid.Deze bijeenkomsten zijn bestemd voor iedere belangstellende BLV-er of Rijswijker en het maakt niet uit voor welke locatie je kiest.
Verder wordt op communicatiegebied gedacht aan een digitale communicatie- en informatieplek in de vorm van een extranet dat voor medewerkers van beide bibliotheken makkelijk toegankelijk is. Hierop zou alle fusie info te vinden moeten zijn, een blog waarop we meningen kunnen uitwisselen, een rubriek veel gestelde vragen, en dergelijke. Hiervoor wordt momenteel een offerte opgevraagd.
2. Klankbordgroep
Een klankbordgroep / denktank van medewerkers van beide bibliotheken waarin voorstellen en ideeën op het gebied van de nieuwe organisatie kunnen worden getoetst door de fusiebegeleiders. Voor de samenstelling van deze klankbordgroep is een keuze gemaakt uit de deelnemers aan de heidag en wel zodanig dat zowel uit zoveel mogelijk geledingen van de bibliotheken een medewerker aanwezig is. De eerste klankbordgroepbijeenkomst is op 5 juli a.s. om 11.00 uur in Voorburg. Vanuit de BLV maken Esther Dekker, Arna Wildekamp en Ellen van Zijl deel aan de Klankbordgroep. Vanuit Rijswijk zijn dat: Lies Lefebure en de beide Loesen (Loes Schoevers en Loes Reichenfeld). We wensen hen veel goede bijeenkomsten en stellen hun bijdrage aan het fusieproces zeer op prijs.
3. Beleidsgroep
We hebben een tijdje naar een naam gezocht, maar het is geworden Beleidsgroep. Deze groep bestaat uit de beide directeuren en Ineke Zonneveld, manager publieke dienstverlening/hoofd frontoffice, die overleg voeren met de beide fusiebegeleiders. In deze groep worden voorstellen betreffende het fusieproces gedaan en voorbereid en in deze groep worden de uiteindelijke besluiten genomen.
4. Stappenplan
Fusiebegeleider David Bul zal het stappenplan nader uitwerken en van toelichting voorzien.
5. Gezamenlijke MT-vergaderingen.
Vanaf nu vinden er geen afzonderlijke MT-vergaderingen meer plaats. Beide MT's komen nu gezamenlijk bijeen wisseld in Rijswijk of Voorburg.

Volgens mij zijn hiermee belangrijke voorwaarden geschapen om alle medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij de fusie met de bibliotheek Leidschendam - Voorburg!

Evaluatie van de heidag.

De Heidag
Op 25 mei vond De Heidag plaats die het startschot was van het fusieproces.
Een korte impressie van deze bijzonder plezierige dag, heb al eerder gegeven. Er is zeer open met elkaar gediscussieerd, het bleek dat er veel onderlinge overeenstemming was, de sfeer was zeer positief. Al met al een heel goed begin van het fusieproces en ik heb er, zeker na deze dag, vertrouwen in dat we deze positieve inzet vast kunnen houden.

Aan het eind van de dag vroegen de fusiebegeleiders aan alle deelnemers om een korte evaluatie en Ineke Meijer heeft de uitkomsten op een rij gezet. Dit zijn de uitkomsten:

1. Heeft de dag aan je verwachtingen voldaan?
- Ik had geen idee wat ik kon verwachten. Ik vond het een prettige, ontspannen en open dag waarin ik weer veel geleerd heb van zowel collega’s uit Rijswijk als mijn eigen collega’s uit LV
- Ja. Open sfeer. Lagerhuis debat was goede keus.
- Ja, meer dan. Ik vond de mensen allemaal op een constructieve manier meedenken
- Kwam hier blanco heen. Was verder prima van opzet
- Ik had geen verwachting. Ik heb veel positieve ervaring opgedaan
- Ik had geen verwachting. Het was een inspirerende dag
- Ja. Een leuke ontspannende dag waar meer inzicht is verkregen in overeenkomsten en verschillen tussen bibliotheken
- Ja. Eigenlijk overtroffen. Ongedwongen sfeer.
- Meer dan! Constructieve opstelling van ieder
- Ja. Veel discussie, constructief, bouwstenen gelegd
- Ja, zeer zeker. Zonder verwachting er naar toe en vol verwachting naar huis
- Ja. Open en eerlijk gecommuniceerd door iedereen
- Zeker: positief, zinvol, constructief

2. Welk cijfer zou je de dag willen geven op de schaal van 1-10?
8 x 8
5 x 9

3. Is je gevoel over de fusie veranderd na deze dag?
- Nee, alleen meer vertrouwen in een goed lopend proces
- Ja, positiever
- Nee. Ik was al van mening dat dit noodzakelijk en goed zou zijn
- Nog steeds positief
- Nee. Ik was er een beetje blanco ingegaan, maar vind het inspirerend dat iedereen zo’n goede inzet heeft
- Nee, blijft positief
- Nee, integendeel. Ga er met vertrouwen in
- Ik had al een goed gevoel
- Nee, ik was positief over de fusie en ben dat nog steeds
- Ja. Minder zakelijk. Zie nu meer de mensen (personeel) dan alleen een structuur
- Ik was al positief
- Nee, was al positief ingesteld
- Ja, meer duidelijkheid gekregen over structuur van de nieuwe organisatie

4. Welke boodschap zou je directie en fusiebegeleiders mee willen geven?
- Communicatie van te nemen stappen heel belangrijk naar het personeel
- Open en duidelijk communiceren aar het personeel
- Communiceren, openheid van zaken
- Let op communicatie. Geef personeel de tijd aan elkaar te wennen
- Wees duidelijk, informeer alle medewerkers op regelmatige basis, sta open voor vragen en geef duidelijk antwoord. Wellicht een idee om een overzicht met de meest gestelde vragen en bijbehorende antwoorden te maken (FAQ)
- Let op communicatie en duidelijkheid
- Blijf veel communiceren met het personeel en geef een luisterend oor
- Let op communicatie en openheid
- Blijf mensen betrekken in het proces
- Als er nieuws is, laat het de medewerkers weten
- Geduld, begrip en heel veel humor

5. Het beoogde huwelijk zal zeker leuk en succesvol zijn als
- We de positieve insteek op deze dag in de rest van het proces kunnen volhouden
- Open en eerlijk communiceren
- Er een hecht gezin ontstaat
- Er onderling vertrouwen, loyaliteit en plezier is
- Er wederzijds vertrouwen is
- Medewerkers worden gehoord en hun wensen zo veel mogelijk worden gehonoreerd
- Er vertrouwen en gelijkwaardigheid blijft
- We open en vrij kunnen communiceren
- Als er open wordt gecommuniceerd
- We elkaar zien als gelijkwaardige partner. Geen overname! Maar samen
- Gezamenlijk onze schouders onder zetten en de positiviteit uitstralen die er vanmiddag was. Dus samen!!!
- We samen werken en elkaar de ruimte geven
- Iedereen er positief instapt

Dat geeft vertrouwen voor het proces!

Ineke Meijer en David Bul stellen zich voor!

Zoals eerder gemeld: het fusietraject is van start gegaan. De twee begeleiders, Ineke Meijer en David Bul, die de fusie zullen begeleiden stellen zich graag aan jullie voor!


Mijn naam is Ineke Meijer. Ik werk als zelfstandig coach en consultant. In mijn werk fungeer ik als klankbord en spiegel voor directies, managers en professionals bij vragen binnen hun organisaties, in hun werk maar ook bij persoonlijke vragen.
Ook kunnen mensen bij mij terecht met stress en loopbaanvragen. Als je niet weet wat je wilt in je verdere loopbaan en inzicht wilt in je eigen drijfveren, talenten en ambities. Als je wilt weten wie je bent, wat je leuk vindt en waar je passie ligt. Als burnout dreigt.
Ik vind het leuk om problemen helder te krijgen, te analyseren en antwoorden te vinden. Tijdens dit zoekproces ontstaat energie, vitaliteit en plezier. Zowel bij mijn gesprekspartner(s) als bij mijzelf.
Ik vind het belangrijk dat binnen organisaties aandacht is voor de ontwikkeling van mensen. Dat mensen dat doen wat past bij hun talenten en bij hun aard. Dan ontstaat creativiteit en werkplezier. De beste verzuimpreventie. Organisaties van en voor mensen.
Mijn opleiding volgde ik ondermeer aan de universiteit van Groningen als arbeids- en organisatie andragoog. Andragologie: de sociale wetenschap die bestudeert hoe het handelen van individuen, groepen en organisaties naar eigen tevredenheid verbeterd kan worden. Daarnaast volgde ik de opleiding tot executive coach, coach van directies, managers en leidinggevenden.
Werk- en levenservaring kreeg ik ondermeer door uitvoerend werk in de zorg en achtereenvolgens als leidinggevende, als begeleider, trainer en adviseur van groepen die beleidsmatig werken, met name tal van ondernemingsraden, als reïntegratie- en outplacementconsulent, en de laatste jaren als zelfstandig coach, trainer en consultant.
Ik ben geboren vlak onder de stad Groningen, net in Drenthe. Na tal van omzwervingen ben ik 20 jaar geleden opnieuw neergestreken in Drenthe, en woon nu op een prachtige plek aan de rand van een enorm uitgestrekt natuurgebied. In Rijswijk woont mijn partner, zodat ik van twee werelden het beste krijg: natuur enerzijds en de dynamiek van de stad aan de andere kant!
Ik kijk er naar uit te kunnen bijdragen aan een soepel fusieproces van beide bibliotheekorganisaties . Na mijn vakantie, die morgen begint, hoop ik snel met iedereen kennis te maken. Tot dan.


 
Mijn naam is David Bul. Ik ben sinds 7 jaar in dienst bij Cubiss als senior P&O adviseur. Daarvoor heb ik een aantal jaar gewerkt als HRM adviseur bij een commercieel bedrijf, bij een gemeente en bij een werving & selectiebureau. Na mijn opleiding HBO personeelsmanagement heb ik een post HBO studie gedaan op het gebied van P&O. Daarnaast heb ik bij SIOO een kernopleiding voor organisatie adviseur en een inleidende opleiding voor coach gevolgd.
In de afgelopen jaren heb ik groepen en individuele medewerkers begeleidt in veranderingstrajecten, zoals reorganisaties en fusies. Een groot deel van mijn opdrachten hebben te maken met het ontwerpen en implementeren van strategisch personeelsbeleid voor bibliotheekorganisatie. Het personeelsbeleid geeft feitelijk het antwoord op de vraag hoe het management en de medewerkers de gestelde organisatiedoelen op een prettige, effectieve en efficiënte wijze kunnen behalen.
De kunst daarbij is dat medewerkers en het management met positieve energie kunnen werken aan de toekomst van de organisatie en de veranderingen die daarbij komen kijken. Dit doe ik voornamelijk door goed te kijken en zo onbevangen mogelijk te luisteren naar wat er speelt in de organisatie. Door verschillen of opvattingen inzichtelijk en bespreekbaar te maken wordt het voor iedereen meer duidelijk welke keuzes men heeft en wat de gevolgen (zowel positief als negatief) van die keuzes kunnen zijn.
Ik woon samen met mijn vriendin en onze twee kinderen in Oosterhout in Noord-Brabant. Een deel van mijn vrije tijd gaat op aan het maken van muziek in de band FOOL MOON. Daarnaast vind ik het leuk om met mijn gezin van alles te ondernemen.
Ik heb net Ineke heel veel zin om in dit fusieproces! De heidag in Den Haag was voor mij een geweldige start.

Heidag

Op 25 mei kwamen 13 medewerkers van de bibliotheken Leidschendam-Voorburg en Rijswijk bijeen voor de start van het fusieproces van beide bibliotheken. De leiding van deze dag was in handen van Ineke Meijer, coach en adviseur en David Bul,organisatie adviseur van Cubiss.
Na een voorstelrond bespraken we het stappenplan dat voor de fusie wordt doorlopen. Vervolgens besteedden we ruim tijd aan de bedrijfscultuur. Het onvoldoende aandacht besteden aan de beide bedrijfsculturen is van belang. Het gebeurt vaak dat hierover bij fusies meningsverschillen ontstaan. Daarom is het goed de culturen van elkaar te kennen. Belangrijk is dan de vraag waarin verschilt Rijswijk van Leidschendam-Voorburg. Wat willen we zeker terug laten komen in de nieuwe organisatie.
Na de lunch stonden een aantal stellingen op het programma. In een setting van het programma Het lagerhuis kwamen de voor- en tegenstanders aan het woord. Vervolgens kon ieder kiezen of hij voor of tegen de stelling was.
Zo kwamen de volgende stellingen aan de orde:
* Alles wat centraal kan worden georganiseerd en uitgevoerd gaan we ook doen.
* iedere vestiging heeft een eigen hoofd.
* Elke medewerker werkt op slechts op 1 vestiging
* iedere bibliotheek heeft dezelfde indeling en plaatsing van media.
De uitkomst van de discussie helpt om zicht te krijgen op de beste organisatie van de nieuwe bibliotheek.
Over dat laatste onderwerp besteedden we het laatste gedeelte van de middag.
Een intensieve, goed georganiseerde en inspirerende dag waarin we kennis hebben gemaakt met nieuwe collega's. De dag gaf mij het vertrouwen dat we een goede keuze hebben gemaakt om het fusietraject met de bibliotheek Leidschendam-Voorburg te starten.
Meer nieuws over het vervolg van deze dag volgt binnenkort!

start fusieproces!

Woensdag 25 mei vindt de aftrap voor de fusie plaats. 13 medewerkers van de bibliotheken Leidschendam-Voorburg en Rijswijk bij elkaar om een start te maken met de fusie.
Vanuit Rijswijk nemen Ineke Zonneveld, Ingrid Naaktgeboren, Harm Smit, Jaap van Buren, Loes Reichenfeld, Loes Schoevers en Lies Lefebure deel aan deze dag.
Onderbegeleiding van 2 deskundigen, Ineke Meijer en David Bul,wordt de basis gelegd voor de fusie.
David Bul is HRM-adviseur bij Cubiss. Ineke Meijer heeft een zelfstandig adviesbureau op het gebied van communicatie en begeleiding. Daarmee is de vakinhoudelijke kant en de communicatie kant gewaarborgd.
De opbrengst van de dag moet basis leggen voor het fusieproces.

De bibliotheek Leidschendam-Voorburg probeert in de komende weken duidelijkheid te geven hoe de oplegde bezuiniging wordt gerealiseerd en welke actie ondernomen kunnen worden om de bezuiniging zo mogelijk te verkleinen. De uitkomst daarvan kan uiteraard nog effect hebben op de fusie.

Over de voortgang van het fusie ontvangen jullie uiteraard met regelmaat nader bericht!

voortgang fusie LV-R

Beste collega's,
Tijd voor een kleine update van de ontwikkelingen rond de fusie. De laatste weken waren de gemeenten Leidschendam-Voorburg en Rijswijk aan zet om in te stemmen met de fusie.
In Rijswijk heeft het college de raad geinformeerd over de fusie. Het college steunt het idee maar stelt wel een aantal voorwaarden. Die hebben vooral betrekking op een goede verantwoording zodat de gemeente de weet dat er geen geld van Rijswijk naar Leidschendam-Voorburg gaat. Volgende week komt de brief ter informatie in de gemeenteraad. In de daarvoor gehouden commissievergadering zijn er geen opmerkingen over de fusie gemaakt. Als dat rond is kunnen we definitieve stappen zetten vanuit Rijswijk.
In LV verloopt de zaak anders! De wethouder heeft aanvankelijk gesteld dat de raad besluit over de fusie. formeel is dat niet nodig. Het college kan de goedkeuring aan de fusie geven en de raad informeren. In twee vergaderingen heeft de commissie de nodige vragen gesteld. Die vragen liggen vooral op het vlak van de opbrengst van de bezuinigingen. Geen van de vragen had betrekking op de inhoud van de fusie. De gestelde vragen waren dermate gedetailleerd dat de wethouder er geen goed antwoord op kon geven. Uiteindelijk heeft het college het stuk dat op de agenda van de raadsvergadering van 15 maart stond, teruggetrokken. De raad is verder per brief geinformeerd dat het aan het college is om te besluiten over de fusie en dat de raad op de hoogte zal worden gehouden. Je kunt begrijpen dat de raad niet blij met een dergelijke brief. Daarmee is er dus een klein brandje ontstaan tussen college en raad. De wethouder heeft ons verzekerd dat de fusie gewoon kan doorgaan. Toch is dat een wankele basis.
Als bibliotheken staan we op het punt om een aantal belangrijke beslissingen te nemen en kosten te maken om de fusie te realiseren. Het is van belang dat als we doorgaan de directies gedekt door een besluit van de Raad van Toezicht van de SROB en het bestuur van bibliotheek LV. Er vindt daarom op korte termijn een gezamenlijke vergadering plaats.
Zodra er meer nieuws is te melden laat ik dat weten.

Samenwerking tussen Rijswijk en Delft

Het afgelopen weekend stonden er artikelen in de krant over een vergaande samenwerking tussen de gemeenten Delft en Rijswijk. De gemeenten hebben afgesproken om op zoveel mogelijk terreinen te gaan samenwerken. Dat heeft inmiddels geleid tot samenwerking op o.a. het gebied van de aankoop van software voor de gemeentelijke basisadministratie; gezamenlijke inkoop; gezamenlijke brandweer; gezamenlijk archief.
Afgelopen vrijdag ben ik bij een bijeenkomst geweest om over hetzelfde onderwerp te spreken maar dan met o.a. de culturele instellingen.
Ook voor de instellingen gold om de mogelijkheden tot intensieve samenwerking te verkennen. Volgens beide burgemeesters moets er toch "veel laaghangend fruit" beschikbaar zijn. Of wel: wat kun je met eenvoudige vormen van samenwerking al bereiken.
Vooraf had ik de angst dat het zou gaan om een daadwerkelijke fusie van beide gemeenten. Dat blijkt geenszins de bedoeling te zijn. Beide burgemeesters spraken uit dat fusie alleen maar veel politiek gedonder geeft. Praten over een fusie is zinloos.
Daarmee is de kou uit de lucht dat de voorgenomen fusie tussen de bibliotheken Leidschendam-Voorburg en Rijswijk geen doorgang zou kunnen vinden.
Wel zullen we nog een keer met DOK gaan praten over mogelijkheden die we zien tot samenwerking. Maar de koers om te fuseren met bibliotheek Leidschendam-Voorburg blijft ongewijzigd.

Fusie-ontwikkelingen

Enkele weken geleden hebben zowel de gemeente Rijswijk als de gemeente Leidschendam-Voorburg de fusienota ontvangen. Deze nota ligt ter inzage in de kantine.
Op 1 november vindt overleg plaats met de wethouders en ambtenaren van beide gemeenten. Ook een afvaardiging van het bestuur van de bibliotheek Leidschendam-Voorburg en de Raad van Toezicht van bibliotheek Rijswijk en de beide directeuren zullen bij het gesprek aanwezig zijn.
Beide college's moeten met de fusie instemmen.
Vanuit beide gemeenten zijn vragen gesteld over met name de zorg dat geld van de ene gemeente niet naar de andere vloeit. Ook is de vraag gesteld waarom de bibliotheek voorstelt om met LV te fuseren en niet met Delft.
We hopen op een constructief gesprek zodat de voorbereidingen voor de fusie verder kunnen worden uitgewerkt. Want als de planning voor de fusie per 1 januari 2012 gehaald moet worden, dan moet de begroting voor dat jaar ook op orde zijn. En dat betekent dat we in april al een begroting nieuwe stijl moeten presenteren!
Wordt vervolgd!

Fusie nieuws!

Voor de vakantie bespraken het bestuur van de bibliotheek Leidschendam-Voorburg en de Raad van Toezicht van de Stichting Rijswijkse Openbare Bibliotheek met elkaar over de fusie. Geconcludeerd werd dat er een fusienota moest worden opgesteld waarin helder en duidelijk de achtergronden voor de fusie voor het voetlicht zouden worden gebracht.
Direct daarna volgende een brief waarin de gemeenten werden gevraagd of er specificieke zaken in de nota moesten worden opgenomen en of de gemeenten wilden instemmen met het verzoek om per 1 januari 2011 alvast onder een gemeenschappelijke naam te mogen opereren.
Op het laatste heeft de gemeente Leidschendam-Voorburg positief gereageerd. De gemeente Rijswijk vindt het echter nog te vroeg om die stap al te nemen.
Beide gemeenten juichen een verdere samenwerking wel toe. Het past in het gemeentelijk beleid om meer zaken gezamenlijk op te pakken. Rijswijk vraagt zich echter wel af waarom er niet wordt voorgesteld om met Delft te fuseren.
Verder stellen beiden gemeenten eisen aan de financiele verantwoording. Er mag geen geld van de ene gemeente naar de andere vloeien. Een terechte eis.
Inmiddels is het fusierapport af. Het bestuur van LV en Raad van Toezicht van R zijn akkoord op een paar kleine aanpassingen na. Het rapport is ook besproken met de Ondernemingsraad van beide bibliotheken.
Deze week wordt een aanbiedingsbrief opgesteld. Vervolgens wordt aan beide gemeenten gevraagd om voor 1 januari 2011 in te stemmen met de voorgenomen fusie. Dat tijdstip is van belang om gedurende het jaar 2011 de nodige voorbereidingen te kunnen treffen.